12 communicatietools voor non-profits die (bijna) gratis zijn

Disclaimer: voordat je enthousiast dit artikel begint te lezen: voor elk bedrijf gelden andere regels rondom de donatie programma’s. Kijk daarom altijd bij de richtlijnen en toelatingsvoorwaarden of je in aanmerking komt voor een programma en welke producten je mag aanschaffen tegen een gereduceerd tarief. Voor bijna alle organisaties geldt dat je in het bezit moet zijn van een ANBI-status. Als het je is gelukt om je aan te melden, kom je in aanmerking voor de gratis (of bijna gratis) tools en kun je aan de slag.

Laten we beginnen met Workplace. In 2016 heeft Facebook een nieuw samenwerkings- en communicatieplatform gelanceerd dat is ontworpen om teamwerk te optimaliseren, genaamd Workplace. Deze tool is een aparte applicatie voor door Facebook gecreëerde persoonlijke accounts. Door TechSoup Nederland kunnen gevalideerde non-profit organisaties (check even of je in aanmerking komt) gratis Facebook Workplace Premium gebruiken in plaats van $3 (€2,65) per maand te betalen.

Met Workplace Premium kun je dus interne communicatie op een eenvoudige manier en met een vertrouwde interface (die van Facebook) beheren en teamwork vereenvoudigen via gedeelde agenda’s, video-oproepen en onbeperkte opslagruimte. De voordelen van de Premium versie van Workplace zijn dat je toegang krijgt tot bedrijfsfuncties en admin-ondersteuning. Met de Premium versie kun je Workplace ook integreren met andere applicaties zoals GSuite, Dropbox of Microsoft Azure, zodat je vanuit één applicatie toegang hebt tot al je bronnen. Lees hier meer over hoe je Workplace aanvraagt.

Door de samenwerking met Google for Nonprofits kan Google organisaties gratis toegang geven tot Google producten en diensten, namelijk:

• Ad Grants: een waarde van $10.000 (ongeveer €8.800) per maand aan adverteermogelijkheden via Google Ads.
• YouTube: haal het beste uit je YouTube kanaal. Je krijgt toegang tot functies die speciaal zijn bedoeld voor non-profitorganisaties. Zo kan je de  uploadcapaciteit verhogen, de mogelijkheid om aangepaste thumbnail beelden te selecteren en call-to-action overlays te plaatsen op je video’s. Verder kun je met vrije linkkaarten aanhangers doorverwijzen naar externe URL’s, fondsen werven via donatiekaarten en lessen volgen in de Creator Academy die speciaal ontwikkeld zijn voor non-profits.
• G Suite: geeft je toegang tot een reeks zakelijke tools, zoals cloud programma’s voor kantoorautomatisering. Deze programma’s bieden je de mogelijkheid om je eigen domein te gebruiken en de productiviteit, samenwerking en beveiliging te verbeteren. Denk hierbij aan Gmail, Google Docs, Spreadsheets, Calendar, Presentaties, formulieren/enquêtes, Drive en Google Sites.

Ook Microsoft wil graag iets aan de non-profit sector teruggeven. Je moet er alleen wel je best voor doen, want het aanvraagsysteem is vrij ingewikkeld. Maar dan kan het zomaar zijn dat je voor de computers in je organisatie gratis Microsoft Office mag gebruiken! Dat wil zeggen: Powerpoint, Outlook, Skype en een aantal server-programma’s. Deze licenties worden steeds voor twee jaar vrijgegeven en binnen die twee jaar mag je maximaal voor 10 zogenaamde ‘productgroepen’ een aanvraag doen. Onder de productgroepen worden de volgende titelgroepen verstaan: desktop producten, besturingssystemen, license only-producten, core-based licensing en serverproducten. Per productgroep geldt een maximum van 50 licenties (dus 50 computers).

Super tof, die gratis programma’s, maar hoe krijgen je collega’s die onder de knie? Met de trainingen van BetterinOffice leren je medewerkers hoe zij makkelijker kunnen werken met de Microsoft programma’s. En het aanbod aan online trainingen wordt maandelijks uitgebreid met nieuwe toepassingen of updates.

Idloom biedt non-profit organisaties een complete toolbox om een evenement vlot te organiseren. Je kunt hierbij denken aan de creatie van een event website, beheer van registraties, verwerking van betalingen, automatische facturering enzovoort. De alles-in-één oplossing is ontworpen voor bedrijven en organisaties die onder meer professionele congressen en seminars organiseren. Ideaal als je als theater verhuringen of evenementen moet coördineren. Non-profit organisaties kunnen gratis een idloom light abonnement aanschaffen ter waarde van €95 per maand. Let op; hier komen nog wel de administratieve kosten bij.

Minute is een door Decos ontwikkelde vergadertool die te gebruiken is op een browser, een iPad en iPhone. Met deze tool kun je vergaderingen voorbereiden, opvolgen en beheren. Je hoeft dus niet meer je laptop mee te slepen naar elke vergadering. Doordat je samen vooraf de agenda bepaalt, is het doel van de meeting duidelijk voor alle deelnemers. Door het toevoegen van timers, het vastleggen van afspraken en beslissingen is na de meeting duidelijk wat van iedereen wordt verwacht. Minute wil ook graag een steentje bijdragen aan de non-profit sector en doet dit door Minute twee jaar lang gratis aan te bieden.

Het Tableau donatieprogramma biedt data analyse en visualisatie software aan non-profit organisaties. Het is business intelligence-software die mensen helpt om data om te zetten in bruikbare inzichten. Bouw bijvoorbeeld dashboards en voer ad hoc analyses uit in slechts een paar klikken. Met een minimum aan kennis kun je gebruik maken van Tableau.

In de categorie ‘favorieten’ wil ik je graag kennis laten maken met Slack. Slack is een chatprogramma dat kan worden gebruikt op internet, op je bureaublad of op een mobiel apparaat. De zogenaamde kanalen binnen Slack kun je verdelen per team, project, klant, of een rubriek die je zelf maakt. Teamleden kunnen meedoen en kanalen verlaten waar nodig. De Slack App Directory heeft meer dan 1.500 apps die je kunt integreren. Slack biedt ook gratis of tegen een gereduceerde prijs, één werkruimte in een betaald plan aan. In een betaald plan heb je de features: onbeperkt zoeken, onbeperkte apps, groepsgesprekken met beeld, gastaccounts en gedeelde kanalen. Wat betekent dit? Slack biedt non-profits met een werkruimte van 250 of minder leden, een upgrade aan vanuit het standaard plan dat een korting van 85% bevat om je werkruimte te upgraden naar een werkruimte voor boven 250 leden. Vanuit het plusplan biedt Slack non-profits een korting van 85% aan op alle werkruimtes van elke grootte. Dus weg met alle apps en Slacken maar!

Worknets is een communicatiesysteem. Met Worknets bespaar je het bouwen van een portal of intranet. Het is simpelweg een samenwerkingsplatform om samenwerkingsverbanden te faciliteren. Het platform biedt je de mogelijkheid om stap voor stap een infrastructuur op te zetten van mini-portals. Deelnemers kunnen aan meerdere werknetten deelnemen en ontvangen een eigen overzicht op een privé overzichtspagina. Je kan er ook voor kiezen om per mail op de hoogte te worden gehouden. Kijk bij de randvoorwaarden of je in aanmerking komt.

Voor non-profit organisaties is het duidelijk dat het niet eenvoudig is om geld of vrijwilligers te zoeken als de prioriteit veelal ligt bij andere zaken. Benevity is daar een oplossing voor. Benevity is een online platform waarmee non-profit organisaties donaties van bedrijven en hun werknemers kunnen ontvangen en waarmee betalingsverkeer van donaties digitaal verloopt. Nadat je organisatie drie gratis cheque-betalingen heeft ontvangen, wordt een administratieve toeslag toegepast vanaf de vierde cheque. De kosten die daarbij komen kijken zijn $25 (ongeveer €22) per cheque of 7% tot een maximum van 100%.

Het Zoom discount programma bij TechSoup Nederland biedt video- en webconferenties en webinar- en room connector software aan voor non-profit organisaties én bibliotheken. Je kan Zoom-producten gebruiken om te communiceren met collega’s, partners, donoren, vrijwilligers en deelnemers tijdens vergaderingen en webinars. Kom je in aanmerking? Dan ontvang je één kortingsproduct per fiscaal jaar (1 juli tot 30 juni). De kortingsproducten bestaan uit producten en diensten tegen een gereduceerd tarief.

Ben jij ook altijd lang bezig met het maken van roosters? Dat hoeft niet meer door de roostermaker Het Rooster. Het rooster wordt vanzelf gemaakt en past zich aan naar naar jouw eigen aangegeven beschikbaarheid. Doordat de medewerkers en vrijwilligers zichzelf aanmelden voor een dienst maakt Het Rooster de planning met de aangegeven beschikbaarheid. Het Rooster wordt door meer dan 70 organisaties gebruikt, waaronder het Stedelijk Museum Amsterdam, de Kessler Stichting, De Nieuwe Regentes en DSV Fullspeed.

Non-profit organisaties ontvangen 50% korting. Een groot voordeel; via TechSoup krijg je een kennissessie t.w.v. €297 gratis en een jaarlijks Rooster Assessment t.w.v. €198!

Nieuwsbrieven sturen is onmisbaar voor non-profits. Mailchimp en CleverReach zijn tools waarmee je gratis en met korting nieuwsbrieven kunt versturen naar je klantenbestand. Als je minder dan 2.000 inschrijvingen op je nieuwsbrief lijst hebt en niet meer dan 12.000 e-mails per maand stuurt, is Mailchimp sowieso gratis. Maar wist je ook dat je 15% korting krijgt wanneer je wel over deze aantallen heen gaat? Dit is heel handig voor non-profits die een groot klantenbestand hebben. Je hoeft de korting alleen aan te vragen door contact op te nemen met het facturatie team. Naast Mailchimp kun je ook een donatie aanvragen via CleverReach. Het CleverReach donatieprogramma biedt email marketing software aan voor non-profits. Je mag als organisatie één aanvraag doen per fiscaal jaar (van 1 juli tot 30 juni).

Het lijstje van producten en diensten op TechSoup is nog veel langer, maar dit is een mooi begin. TechSoup heeft namelijk nog meer handige tools aan op het gebied van marketing en technologie. Je kunt ze lezen in deel 2.  Heb jij nog tips en tricks voor de non-profit marketeers? Laat het dan weten.